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Wie kann man agile Methoden auch außerhalb der Softwareentwicklung anwenden? Ein Impuls für Unternehmen im Legal-Umfeld (Teil 2 von 3)

Erlangen, 12. August 2020

Die technologische Entwicklung wird den Rechtsmarkt radikal verändern, genauso, wie sie bereits andere Industrien verändert hat. Seit 2016 gibt es den Begriff Legal Tech in Deutschland. Im Legal-Umfeld nimmt für Juristen die Verschmelzung von rechtlicher und technologischer Kompetenz immer mehr zu. Kanzleien und Rechtsabteilungen sind bereits in einem großen Change-Prozess. Sie nutzen in ihren Abläufen verstärkt digitale Lösungen für automatisierte Workflows und neue Geschäftsmodell-Logiken. Justiz und Verwaltung beschäftigen sich mit beispielsweise mit Prozess-Modernisierungen für Endverbraucher.

Agile vernetzte Welt revolutioniert den Rechtsmarkt

Durch die agile vernetzte Welt sinkt die Planbarkeit und Reaktionsfähigkeit wird zum entscheidenden Faktor. Mittlerweile gibt es agile intelligente Tools im Legal-Umfeld, die den Arbeitsprozess verbessern und vereinfachen. Beispielsweise können Verträge smart erstellt werden oder wir nutzen digitale Tools, um Mandanten und Projekte produktiver zu managen.

EDITIVE: Technologie Spin-off der Professur für Open Source Software der Friedrich-Alexander Universität Erlangen-Nürnberg

Immer mehr Unternehmen lassen sich in der Gestaltung von reaktionsfähigen und schlanken Organisationen durch die Mechanismen der Softwareentwicklung inspirieren, um in komplexen Umgebungen schnelle Lösungen durch den Input aus dem Netzwerk zu entwickeln. EDITIVE führt als erstes Startup eine Enterprise Content Collaboration Plattform für Unternehmen ein, die für digitale Content-Projekte die Mechanismen aus der Open Source Softwareentwicklung nutzt. Damit verbindet EDITIVE die Möglichkeit des fokussierten Arbeitens mit Crowd-Intelligenz. Für Unternehmen ergeben sich dadurch komplett neuartige Zusammenarbeitsmodelle und Workflows.

Heute stellen wir euch im zweiten Teil die agile Methode Kanban vor, die im Legal-Umfeld ideal eingesetzt werden kann. Mittlerweile haben immer mehr nicht-technische Unternehmen die Vorteile erkannt.

Kanban-Board: Es wird bunt und schafft sichtbare Ergebnisse.

Kanban klingt relativ neu, doch diese agile Methode wurde in den 40er Jahren von Toyota entwickelt. Der japanische Automobilhersteller hatte damals mit der Just-in-Time Produktion das Ziel, seine Fertigungsprozesse in Standard-Prozesse zu synchronisieren und Lagerbestände zu reduzieren. Der Output sollte so der Kundennachfrage bedarfsgerecht angepasst werden. Zusätzlich wurden mit der Lean Management-Einführung die Arbeitsprozesse verschlankt. Wir bei EDITIVE nutzen für unsere Softwareentwicklung diese Methode. David Anderson übertrug 2007 das auf dem Hol-Prinzip (Pull-System) aufbauende Kanban in die Softwareentwicklung. Am Kanban-Board werden die unterschiedlichen Stationen unserer Projekte in Swimlanes als Bearbeitungsspalten visualisiert. Das Projekt wandert dann von links nach rechts. Der Vorteil ist dieser: Indem die einzelnen Stationen der Projekte visualisiert werden, wird für uns schnell klar, wie schnell die Tickets die einzelnen Stationen durchlaufen und wo sie sich möglicherweise stauen. Auf unserem Kanban-Board brechen wir komplexe Projekte in kleine bunte Häppchen runter. Und wir sehen gemeinsam, wo wir gerade in welchem Projekt aktuell stehen.

Kanban – die japanische Signalkarte im Einsatz bei EDITIVE

Kanban ist japanisch und heißt Signalkarte. Das Kanban-Board ist ein Whiteboard, das zur agilen Kanban-Methode eingesetzt wird. Unsere Teammitglieder bedienen sich aus einem Aufgabenpool, dem Backlog. Vor Projektbeginn definieren wir die Aufgaben auf digitalen Post-its. Danach bringen wir die Tickets in ihre jeweilige Bearbeitungsspalte (Swimlane) auf dem Kanban-Board. Und dann kann es schon losgehen. Damit optimieren wir unsere Produktivität und haben immer einen Überblick, wo wir gerade stehen. Fehlentwicklungen können wir so schneller entgegenwirken, indem wir sie eher erkennen und beheben. Jeder von uns kann sich so besser in den Prozess einbringen und es fördert den Fokus. Unsere Arbeitsabläufe haben wir so jederzeit im Blick und planbar. Mittlerweile sind wir in unseren Operations-Meetings so weit, dass wir ziemlich genau die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten der einzelnen Aufgaben angeben. Durch diese Planungssicherheit können wir den voraussichtlichen Fertigstellungstermin für jedes Projekt zeitnah benennen und einhalten.

Kanban-Board im Legal-Umfeld

Aufbau eines Kanban-Boards

Alle Aufgaben werden mit wenigen Worten auf farbige Tickets geschrieben und einer Person direkt zugeordnet. Die Aufgaben wandern von links nach rechts in mindestens vier Bearbeitungsspalten:

  • Backlog: alle zu erledigen Aufgaben eines Projektes
  • Waiting: Aufgaben, die im Wartezustand oder noch nicht ganz erledigt sind
  • Doing: in Arbeit befindliche Aufgaben
  • Done: Aufgaben, die erledigt sind.

Bei uns ist das Kanban-Board etwas komplexer, weil wir nicht nur das Erstellen neuer Funktionen, sondern auch die Fehlerbehebung im Fokus haben. Hier nutzen wir die Swimlanes: Aufgaben mit einem anderen Schwerpunkt werden unterhalb einer waagerechten Linie dargestellt. In den Swimlanes stellen wir auch Aufgaben mit verschiedenen Prioritäten dar.

Kommt es in einer Spalte zu einem Bottleneck, sammeln sich dort die Tickets. In dem Fall können wir im Team entweder

  • die Zahl der Tickets ändern
  • ein Problem beseitigen
  • eine Pufferzone vor dem Bottleneck einführen
  • Aufgaben anders verteilen.

Das Kanban-Board im Legal-Umfeld

Legal-Unternehmen, die ihre Projekte in Teams erledigen, profitieren von dieser agilen Methode. Meist kommuniziert man dann, wenn es unbedingt notwendig ist. Dadurch gerät der notwendige Informationsfluss leider ins Stocken und verlangsamt so die Prozesskette bei Mandaten und Projekten.

Legal-Unternehmen können am besten die Spalten in Mandate aufteilen:

  • Backlog: alle zu erledigen Aufgaben eines Mandates
  • Waiting: laufende Aufgaben, die im Wartezustand oder noch nicht ganz erledigt sind
  • Doing: in Arbeit befindliche Aufgaben
  • Done: Aufgaben, die erledigt sind.

Zusätzlich können Sie weitere Spalten ergänzen, die sich auf andere Tätigkeiten wie Organisation und Verwaltungsabläufe beziehen. Wenn Sie Ihre Mandate auf dem Kanban-Board einteilen, können Sie die Zeit und Kosten dafür besser schätzen und Fristen einhalten. Natürlich können Sie auch Swimlanes nutzen, um verschiedene Prioritäten oder dafür benötigte Kompetenzen und Ressourcen zu berücksichtigen. Nutzen Sie unbedingt auch tägliche kurze Meetings, um den Status gemeinsam zu besprechen: Wer übernimmt welche Aufgaben, wo liegen die Prioritäten, was können mögliche Bottlenecks werden (beispielsweise noch fehlende Informationen oder Dokumente). Übrigens eignet sich diese agile Methode für Festpreis-Mandate besonders, da sie die Produktivität erhöht.

 

Permanente Optimierung (Kaizen): das Legal-Kanban-Meeting

Vor Einführung eines Kanban-Boards kann man mit täglichen Kurz-Meetings vor einem Kanban-Board und Post-its anfangen, um die Mitarbeiter/Innen für diese Methode zu gewinnen. Denn diese agile Methode ist ohne großen Aufwand einsetzbar und kann bereits für Ihren aktuellen Workflow genutzt werden. Begrenzen Sie die Test-Phase anfangs auf drei Monate, um Ergebnisse bewerten zu können. Sie können auf einem analogen Kanban-Board Spalten für wichtige Projekte anlegen, aber auch für Mandate oder für Themen, die nicht in Vergessenheit geraten sollen. Treffen Sie sich morgens gemeinsam – immer zur selben Zeit, auch digital aus dem Home-Office kann man den Arbeitstag so gemeinsam beginnen.
Täglich informieren wir uns bei EDITIVE in unseren Review-Meetings, was wir gestern geschafft haben, ob es Hindernisse gibt, woran wir heute arbeiten und wo Risiken entstehen können. So steigern wir unsere Produktivität und können unsere Prozesse immer wieder optimieren.

Folgende fünf Fragen stehen bei uns im täglichen Kanban-Meeting im Fokus:

  • Was habe ich gestern geschafft?
  • Was ist dringend und muss heute erledigt werden?
  • Was hat noch Zeit, darf aber nicht aus der Vergessenheit geraten?
  • Was ist neu hinzugekommen und ist eine wichtige Information für das Team?
  • Ist etwas im Verzug und weshalb?

Fazit

Das Schöne ist, die Zettel – ob analog oder digital – sind beweglich und lassen sich nach Prioritäten jederzeit umsortieren.
Auf einem Blick ist durch Kanban erkennbar, warum Projekte gerade hängen.Gleichzeitig motiviert Kanban das Team, mehr Verantwortung bei den Aufgaben zu übernehmen und die erzielten Verbesserungen umzusetzen. Wenn es im Legal-Umfeld auf die gesamte Wertschöpfungskette angewendet wird, wird es die Organisation im gesamten Unternehmen verbessern.

Know the Difference. To Make the Difference.

EDITIVE hat die Vision, mit Mechanismen aus der Softwareentwicklung die Zusammenarbeit im Legal-Umfeld zu revolutionieren, quasi das “GitHub für Enterprise Content“.
In den letzten 3 Jahren haben wir einen Algorithmus für Textvergleiche und Digital Forensic zur schnellen Erschließung von Dokumenten-Vorgängen entwickelt. In Sekundenschnelle werden Unterschiede und Änderungen in textlastigen Dokumenten erkannt, deren Ursprung und Content beim Anwender nicht bekannt sein müssen. Und das format- und geräteunabhängig, direkt im Browser. Egal ob auf Seite 1 oder Seite 5.000. Mittels Proof of Concepts nutzen erste Legal-Unternehmen die EDITIVE-Technologie bereits heute für eigene Szenarien in der Zusammenarbeit intern und mit den Mandanten.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, wenn Sie mehr über über den virtuellen Assistenten Eddy für Textvergleiche und Digital Forensic mit dem 10x-Effekt wissen möchten. taina.temmen@editive.com

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