Agile Methoden wie Scrum für Unternehmen im Legal-Umfeld

Wie kann man agile Methoden auch außerhalb der Softwareentwicklung anwenden? Ein Impuls für Unternehmen im Legal-Umfeld (Teil 1 von 3)

In der jetzigen agilen vernetzten Welt kommen neue Herausforderungen immer schneller auf Kanzleien und Rechtsabteilungen zu. Durch die steigende Komplexität sinkt die Planbarkeit und Reaktionsfähigkeit wird zum entscheidenden Faktor. Die technologische Entwicklung wird den Rechtsmarkt radikal verändern, genauso, wie sie bereits andere Industrien verändert hat. Die Verschmelzung von rechtlicher und technologischer Kompetenz für Juristen nimmt immer mehr zu. Die Veränderung trifft aktuell besonders Kanzleien und Rechtsabteilungen, Justiz und Verwaltung folgen bereits. Kanzleien und Rechtsabteilungen testen verstärkt in ihren Abläufen digitale Lösungen für neue Workflows und Geschäftsmodelle. Wie können hier agile Methoden den Kanzleiablauf unterstützen?

EDITIVE ist ein Technologie Spin-off des Lehrstuhls für Open Source Software der Friedrich-Alexander Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Das was wir am Lehrstuhl für Open-Source-Software operativ angewendet haben, nämlich die Möglichkeiten von Git und GitHub in der Software Entwicklung, führen wir als erstes Startup für Unternehmen in der Zusammenarbeit ein. Für Unternehmen ergeben sich durch die Mechanismen aus dem Open Source Umfeld komplett neuartige Zusammenarbeitsmodelle.

Heute stellen wir euch die zwei Methoden KUDOS und SCRUM vor, die insbesondere auch bei Kanzleien und Rechtsabteilungen ideal eingesetzt werden können. Agile Methoden, und vor allem Scrum, kennen wir primär aus der Softwareentwicklung. Mittlerweile haben auch immer mehr Kanzleien und Rechtsabteilungen die Vorteile erkannt.

Agile Methoden und Werte lassen sich auch in nicht-technischen Teams anwenden

Agile Methoden lassen sich auch auf gut in Kanzlei-Abläufe integrieren. Dabei sollten Kanzleien nicht wahllos Kreativräume, Post-IT Wände und neue Meetings einführen, sondern sich zuerst mit der Methodik und den eigenen Anforderungen beschäftigen. Die wichtigste Regel ist, dass agile Methoden immer einen Mehrwert bringen und die Teams unterstützen sollen, statt zusätzlichen Aufwand zu schaffen.

Der beste Ausgangspunkt für eine agile Methode ist ein aktuelles Problem, ein Konflikt oder auch ein Hindernis, das bewältigt werden muss. Oder auch die Entwicklung eines neuen Produktes oder einer Dienstleistung für die Mandanten. Für das Tagesgeschäft eignen sich agile Methoden weniger.

KUDOS Board – eine wertvolle Methode für nicht wertschöpfende Tätigkeiten

Jede Kanzlei hat eine Kaffeemaschine oder einen Drucker. Doch meistens sind es immer dieselben Personen, die Bohnen und Papier auffüllen, den Geschirrspüler ausräumen oder auch mal für die Kollege/Innen einen Kuchen backen. Oft mangelt es an Wertschätzung und Anerkennung. Durch ein KUDOS Board (abgeleitet vom griechischen Wort für Ruhm und Ehre) können wir unsere Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Jeder Kollege/In kann ein Post-It schreiben, sei es für die Organisation eines Digital-Talks oder für das Vorantreiben der OKRs in der Kanzlei. Der Zusammenhalt in den Teams steigt und es gibt eine höhere Bereitschaft, kleinere und größere Alltagsaufgaben zu übernehmen. Fotos für das KUDOS Board eignen sich ideal.

Vor Einführung von agilen Methoden die Erwartungshaltung klären

Zuerst ist es wichtig, sich bewusst zu machen, was man sich von den agilen Methoden verspricht. Ideal ist, wenn man bereits angestrebte OKRs bzw. Ziele als Messgröße definiert. Insbesondere, wenn wir es aufschreiben, können wir überprüfen, ob die Methode für den Zweck geeignet war. Sollen zum Beispiel alle im Team in der Kanzlei über den Projektfortschritt besser informiert sein? Soll die Anzahl an Emails verringert werden? Soll eine bessere Übersicht über die erledigten und offenen Aufgaben im Projekt informiert werden? Für den ersten Schritt ergeben sich die Ziele schon aus dem aktuellen Problem oder dem Konflikt. Das ist übrigens auch eine gute Methode den Skeptikern zu visualisieren, warum “wieder etwas Neues” eingeführt wird. Mit den aufgeschriebenen Zielen können die Teammitglieder nach einigen Wochen reflektieren, wie die eigene Erwartungshaltung erfüllt wurde und ob die agile Methode seinen Zweck erfüllt hat.

SCRUM auch ohne Programmieren

Immer mehr nicht-technische Teams nutzen Scrum. In dem heutigen Teil (Teil 1 von 3) erklären wir euch die drei wichtigsten Methoden. Scrum ist ein Framework, das uns hilft Projekte zu managen, die sich im komplexen Umfeld bewegen, und zwar sehr fokussiert auf ein bestimmtes Ziel. Klassische Führungsrollen sind hier ein Stück weit aufgelöst. Die ideale Teamgröße sind zwischen 3 bis 9 Mitgliedern – klein genug, um flink zu bleiben und groß genug, um bedeutende Dinge erledigen zu können. Ein Team mit weniger als 3 Mitgliedern reduziert die Interaktion und führt zu geringen Ergebnissen.

Daily Standup als morgendliches Meeting von 15 min im Team in der Kanzlei

Das Daily Standup ist ein tägliches Meeting am Morgen von maximal 15 min. Hier wird der Projektstand zusammengefasst und alle bekommen so denselben Wissensstand. Dieses kann gut digital durchgeführt werden. Jedes Mitglied stellt seinen Fortschritt vor. Folgende drei Fragen stehen im Fokus:

• Was habe ich gestern gemacht?
• Was werde ich heute tun?
• Und gibt es Hindernisse?
  Diese werden vom Scrum Master aufgeschrieben und erst danach besprochen.

Der Koordinationsaufwand sinkt so erheblich. Hindernisse werden besprochen und Aufgaben werden schnell den Teammitgliedern zugeordnet. Die direkte tägliche Abstimmung im Team erspart viele nicht produktive Tätigkeiten wie E-Mails und Einzel-Telefonate.

Sprints: kontinuierlich kleinere Ergebnisse liefern und und den Projektablauf jederzeit an die Umstände anpassen

Der Sinn von Sprints ist in Scrum, einen großen Block Arbeit in kleine Arbeitspakete aufzuteilen, die so sukzessive abgearbeitet werden. Der Sprint lässt sich auch auf andere Thematiken in der Kanzlei anwenden. Wir bei EDITIVE haben einen Workflow für die Zusammenarbeit mit dem Kunden in einem Proof of Concepts (PoC) erstellt:
In unserem fortlaufenden Prozess haben wir immer wieder kleine Meilensteine definiert, die wir direkt mit unserem Kunden gemeinsam besprechen. Anstatt dem Kunden erst nach 6 Monaten das finale Ergebnis zu präsentieren, stimmen wir monatlich die Meilensteine mit dem Kunden ab. Die Vorteile sind dieselben wie in Scrum: wir liefern kontinuierlich Ergebnisse und können unseren Projektablauf jederzeit an die Umstände anpassen. Das Ergebnis wird so immer wieder mit den Realitäten des Marktes und den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden abgeglichen.

Retrospektiven: Reflexion und Optimierung der eigenen Arbeitsweise im Team

Ein großer Fokus bei den agilen Methoden ist die Reflexion und Optimierung der eigenen Arbeitsweise. In den Retrospektiven analysiert das Team, was gut und was schlecht läuft, welche Handlungsabläufe das Team weiterhin fokussiert und welche ggf. getauscht werden sollen. Bei der Durchführung einer Retrospektive kann man auf mehrere Methoden zurückgreifen. Beispielsweise die KISS-Methode: Keep, Improve, Start & Stop. Jeder schreibt auf Post-Its, welche Abläufe im Team in dem Zusammenhang behalten, verstärkt, gestartet oder gestoppt werden sollen. Die Ergebnisse werden anschließend gemeinsam auf einer Wand oder einem Flip-Chart diskutiert. Daraus werden dann wieder Maßnahmen definiert. Beispielsweise kann auch die eingangs definierte Erwartungshaltung gegenüber der Einführung einer agilen Methode in einer Retrospektive überprüft werden. Tolle Beispiele für gelungene Retrospektiven findet Ihr bei Retromat.

Wir haben bei EDITIVE das “Fünf-Finger Feedback” für uns im Team:

1. Gib ein Lob.
2. Was ist bemerkenswert?
3. Äußer faire Kritik.
4. Gibt es Befindlichkeiten?
5. Was ist zu kurz gekommen?

Fazit

EDITIVE hat die Vision, mit Mechanismen aus der Softwareentwicklung die Zusammenarbeit im Kanzlei-Umfeld zu revolutionieren, quasi ein „GitHub für Enterprise Content“.
In den letzten 3 Jahren haben wir ein Vergleichsalgorithmus zur Dokumentenanalyse für Rechtsdokumente (z.B. docx, pdf) entwickelt, der qualitativ und visuell 10x schneller Vertragsinhalte und andere rechtliche Daten in Echtzeit vergleicht. Mittels Proof of Concepts nutzen erste Kanzleien die EDITIVE-Technologie bereits heute für eigene Szenarien in der Zusammenarbeit intern und mit den Mandanten.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, wenn Sie den Vergleichsalgorithmus für Verträge und andere Rechtsdokumente direkt testen wollen –  taina.temmen@editive.com.