Digitale Workflows für Kanzleien und Rechtsabteilungen

Die Digitalisierung steht bei den Kanzleien klar im Fokus. Kanzleien arbeiten verstärkt daran, Kanzlei- und Dienstleistungsprozesse zu digitalisieren, um die papierlose Zusammenarbeit mit Mandanten auszubauen. Digitale Kompetenz wird neben anwaltlicher Expertise zur Kernkompetenz von modernen Kanzleien. Somit wachsen die Anforderungen der Juristen/Juristinnen an ihre IT-Kompetenz. Denn die Menge der Daten, die digital generiert werden oder von Mandanten übermittelt werden steigt immer weiter an.
Es werden die Kanzleien einen Vorteil haben, die neben digitalen Workflows ihre Dienstleistungen für Mandanten digital ergänzen. Der gestiegene Serviceanspruch der Mandanten stellt Kanzleien vor neue Aufgaben, insbesondere auch der Wettbewerb durch digitale Anwaltsplattformen.

Kanzleien und Rechtsabteilungen testen verstärkt in ihren Abläufen digitale Lösungen für neue Workflows und Geschäftsmodelle.

Befragung der Datev von über 400 Kanzleien im Juni 2020

Die Datev hat zwischen dem 19.-23. Juni 2020 Auskünfte von 416 Kanzleien eingeholt.
Die Auswertung zur Datev-Befragung dazu gibt es hier.
Laut der Datev-Befragung erleben die Kanzleien aktuell einen deutlichen Digitalisierungsschub. Zwar ist die technische Ausrüstung meistens schon gut, den kräftigsten Schub gibt es bei digitalen Prozessen und der digitalen Strategie. Die wichtigsten Antriebe sind dabei Zukunftssicherung (71%) und Zeitersparnis/Optimierung (60%).
Der Daten-Input der Mandanten ist laut der Datev entscheidend für den Digitalisierungsgrad, den eine Kanzlei erreichen kann. Davon hängt ab, ob Prozesse digitalisiert und organisatorische Anpassungen vorgenommen werden können. Der Dateninput über direkte Schnittstellen steigt signifikant. Kanzleien erhalten inzwischen fast die Hälfte der eingehenden Dokumente auf Papier.

Welche Legal-Tech Lösungen kommen in Kanzleien heute schon zum Einsatz?

Abgesehen von juristischen Datenbanken und Kanzleisoftware ist die E-Akte bereits recht etabliert in Kanzleien.
Weitere Legal-Tech Lösungen sind beispielsweise digitale Anwaltsmarktplätze (wie anwalt.de oder advocado.de), um neue Dienstleistungen anzubieten und neue Mandanten zu akquirieren.
Desweiteren kommen neue Technologien zur intelligenten Erstellung und Bearbeitung von Rechtsdokumenten auf den Markt, um Workflow und Vertragsprozesse durch Digitalisierung zu beschleunigen. Eine Software zur Dokumentenerstellung ist z.B. escriba.de für den Contract Lifecycle Management, um die Durchlaufzeiten (“time to signature”) von Verträgen deutlich zu reduzieren.
Editive.de hat als Technologie Spin-Off des Open Source Software Lehrstuhls der FAU sich auf die Analyse von Dokumenten fokussiert. Mechanismen aus der Open Source Softwareentwicklung sind dabei das Vorbild.

Der virtuelle Assistent Eddy für Textvergleiche und Commitment unterstützt Kanzleien und Rechtsabteilungen in ihren digitalen Workflows

Kanzlei-Abläufe bei Textvergleichen von Grund auf neu und digital denken: EDITIVE reduziert den Aufwand und die Risiken, die bei Vergleichen von Rechtsdokumenten entstehen.

Die Menge der Daten, die digital generiert und die von Mandanten übermittelt werden, steigt immer weiter an, liegt teilweise in verschiedensten Dateiformaten vor und wird schnell zur Herausforderung, wenn es um die Erkennung von Unterschieden geht.
Als Legal-Tech Spin-off der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg digitalisiert die EDITIVE GmbH mit dem virtuellen Assistenten Eddy – basierend auf einem Text-Algorithmus zur Erkennung von Texten und Textunterschieden – den Kanzlei- und Dienstleistungsprozess. Änderungen in Rechtsdokumenten sind so einfach visualisiert, dass sie in Sekundenschnelle erfasst sind. Das Risiko, etwas zu übersehen, wird nahezu eliminiert. Mit dem Assistenten Eddy behalten Kanzleien und Rechtsabteilungen die Kontrolle und beschleunigen die Vergleiche von Rechtsdokumenten, weil der sonst hohe manuelle Aufwand und die tatsächlich notwendige Lesezeit reduziert werden.
Die Zusammenarbeit mit Mandanten wird dadurch schneller und sicherer.

Verträge und Vertragsvorlagen, Patentschriften, AGBs, Gesetzestexte und weitere Rechtsdokumente können schnell verglichen und überprüft werden: Textinhalte werden durch die Erkennung und Visualisierung von Änderungen sofort ausgewertet und können direkt weiterverarbeitet werden. Kleinste Unterschiede sind sofort erkennbar, egal ob auf Seite 1 oder 1.000. So können in sekundenschnelle Unterschiede in Rechtsdokumenten unabhängig von ihrer Komplexität automatisiert, erkannt und bearbeitet werden, ohne dabei den Content inhaltlich kennen zu müssen. Egal welches Dateiformat. Rechtliches Wissen und Dokumente werden so tatsächlich digital. Dadurch lassen sich Verwaltungskosten senken, Compliance- und Controlling-Aufwand reduzieren und Fehler vermeiden, die normalerweise mit der Bearbeitung von Rechtsdokumenten verbunden sind. 10x bessere Textvergleiche, Fokus bei der Visualisierung von Veränderungen und Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede 10x effizienter zu erkennen führen zu einer schnelleren Zielerreichung. Die Lösung ist als Webanwendung oder Cloud verfügbar.

Try Eddy now:

Hier haben Sie die Möglichkeit, den EDITIVE Text-Algorithmus für Textvergleiche kostenfrei online zu testen.